Det er patientens kontaktperson i sengeafsnittet, teamet eller ambulatoriet, der har ansvar for at spørge, om patienten har børn, og om patienten er interesseret i, at der afholdes en samtale med børnene.
Tidspunktet for samtalen og invitationen af børnene og børnenes voksne ledsager foregår i et samarbejde mellem patienten, patientens kontaktperson og medarbejderen.
Medarbejderen forbereder sin information til børnene på baggrund af kontakt til patienten, patientens kontaktperson og eventuelt patientens læge i afsnittet/ambulatoriet.